แต่ถ้าเราอยากหาว่า “สรุปค่าใช้จ่ายแต่ละหมวดในเดือนนั้นเป็นเท่าไหร่ ?” เราจะหายังไง ?
ซึ่งก็อาจจะยังพอหาได้ จากการใส่สูตรไล่บวกที่ละรายการแยกไป หรือหาความเหมือนจากข้อความ เช่น ถ้ามีคำว่า “กิน” จะนับว่าอยู่หมวดค่าอาหาร อะไรทำนองนี้ใช่มั้ยครับ ?
แต่ถามว่า “มันยากไปมั้ย?” ทำไมเราไม่ทำแค่ “เพิ่มคอลัมน์หมวด” ขึ้นมา ง่ายกว่าตั้งเยอะ
ถึงแม้ว่าการเก็บข้อมูลเพิ่มจะทำให้ดูเยอะ แต่สิ่งที่ได้มาก็คือเราทำงานง่ายขึ้น วิเคราะห์ข้อมูลง่ายขึ้น ได้ผลลัพธ์ตรงตามที่ต้องการในตอนท้ายถูกต้องมั้ยครับ นี่จึงเป็นสาเหตุว่าทำไมเราถึงควรออกแบบการจัดเก็บข้อมูลนั่นเอง
โดยเทคนิคง่าย ๆ คือให้เราคิดก่อนว่า “ตอนสุดท้ายเราอยากรู้ข้อมูลอะไรบ้าง” แล้วก็ย้อนกลับมาคิดว่าถ้าอยากรู้ข้อมูลนั้น “เราจะต้องบันทึกอะไรบ้าง”
แต่อีกเรื่องที่อยากย้ำก็คือ ข้อมูลที่ผิดพลาด หรือ การบันทึกข้อมูลพลาด เราอาจจะคิดว่ามาจากการบันทึกไฟล์ หรือแปลงไฟล์ไปมา ซึ่งก็อาจจะเกิดขึ้นได้จริง แต่ส่วนใหญ่แล้วนั้นมาจากเราที่เป็นคนบันทึกข้อมูลเองทั้งนั้น เช่น การบันทึกข้อมูลที่ไม่มี Format อย่างวันที่ คนหนึ่งอาจจะเขียนเป็น 17/10/2024 อีกคนอาจจะเขียน 17 ต.ค. 2567 หรืออย่างการเว้นว่างข้อมูลไว้ก่อน ค่อยกลับมาบันทึก ซึ่งก็อาจทำให้ลืมหรือจำไม่ได้แล้วว่าจะต้องบันทึกเป็นค่าเท่าไหร่
ดังนั้นจึงอยากย้ำว่าอย่าลืมออกแบบข้อมูล จัดรูปแบบ จัด Format ของการบันทึกข้อมูลดี ๆ เพื่อให้เกิดข้อผิดพลาดจากการบันทึกข้อมูลที่น้อยที่สุด
ซึ่งเราอยากบอกตรงนี้เลยครับว่าสร้างเถอะ มันมีผลในการใช้งานเยอะเลย แล้วก็ไม่ได้ยากอะไรด้วยแค่ลากคลุมและกด Ctrl+T ก็ได้แล้ว แต่สิ่งที่จะได้กลับมานั้นมีเยอะมากไม่ว่าจะเป็นนี่ขนาดแค่ตัวอย่างนะ
เห็นมั้ยว่ามันช่วยลดการทำงานบางอย่างให้กับเราได้เยอะเลย แถมต่อให้เราบันทึกข้อมูลไปแล้วเราก็ยังมาทำให้เป็นตารางได้ เพราะฉะนั้นแล้วมาทำตารางกันเถอะนะครับ
เราสามารถใช้งาน Filter ข้อมูลได้เลยทันทีหลังจากการสร้างตาราง
ถ้าเราใช้เครื่องมือสร้างฟอร์มใน Excel เวลาเรากรอกข้อมูลใหม่เข้าไป ข้อมูลก็จะเพิ่มลงตารางในตำแหน่งล่างสุดให้เอง ไม่ต้องเลื่อนลงไปให้เสียเวลา
พิมพ์สูตรที่เดียวได้ทั้งคอลัมน์ ไม่ต้องลาก ไม่ต้องดึง
มีฟังก์ชัน Total, SUM, AVERAGE และอื่นๆ ให้ใช้งานพร้อมคำนวณให้เลย ไม่ต้องเขียนสูตรเอง
เปลี่ยนข้อมูลในตาราง กราฟ หรือส่วนอื่น ๆ ที่เชื่อมกันก็อัปเดตให้อัตโนมัติ
ดึงข้อมูลง่ายขึ้น เพราะระบุเป็นชื่อได้ ไม่ต้องจำเป็นช่วงเซลล์
นี่ขนาดแค่ตัวอย่างนะเห็นมั้ยว่ามันช่วยลดการทำงานบางอย่างให้กับเราได้เยอะเลย แถมต่อให้เราบันทึกข้อมูลไปแล้วเราก็ยังมาทำให้เป็นตารางได้ เพราะฉะนั้นแล้วมาทำตารางกันเถอะนะครับ
ทีนี้ลองใหม่สมมติว่าเราอยากหา “ค่าเฉลี่ย” เราต้องนึกถึงคำว่า…ใช่แล้วครับ Average ซึ่งถ้าเราลองไปหาใน Excel ก็จะมีฟังก์ชัน AVERAGE() อยู่ด้วย เริ่มเห็นรึยังครับว่าจริง ๆ เราสามารถเริ่มต้นได้ง่าย ๆ จากการแปลภาษาไทยไปเป็นภาษาอังกฤษก่อนได้ แล้วก็ไปเทียบว่ามันมีชื่อฟังก์ชันไหนที่ตรงกันบ้าง แค่นี้เราก็จะพอเดาได้แล้วควรใช้สูตรอะไร
แต่จริง ๆ แล้วสำหรับการใช้งานเบื้องต้น Excel มีสูตรที่ใช้บ่อย ๆ อยู่จริง ๆ ไม่กี่สูตรหรอกครับเช่น
SUM, SUMIF - หาผลรวม / หาผลรวมแบบมีเงื่อนไข
AVERAGE - หาค่าเฉลี่ย
MIN / MAX - หาค่าน้อยสุด มากสุด
COUNT, COUNTA, COUNTBLANK, COUNTIF - สูตรการนับจำนวนในแบบต่าง ๆ
IF, IFS - การกำหนดเงื่อนไข
VLOOKUP, XLOOKUP - สูตรค้นหาข้อมูล/ช่วงข้อมูล
หรืออย่างบางงานอาจจะมีฟังก์ชันที่ต้องใช้เพิ่มเติมเช่น DATE, NETWORKDAYS อะไรแบบนี้ ซึ่งถ้าเราลองใช้หลักการก่อนหน้านี้อ่านดี ๆ ก็จะพอเดาออกว่ามันใชัทำอะไรถูกมั้ยครับ ?
ทีนี้พอเราเริ่มจะเดาทางออกละว่าต้องใช้สูตรอะไร หรือพอจะค้นหาได้แล้ว เราก็จะเข้าสู่คนประเภทที่ 2 ซึ่งในขั้นนี้สิ่งที่เราอยากให้ทุกคนทำเลยก็คือ ลองตั้งคำถามกับตัวเองก่อนว่าที่เราไม่รู้ว่าแต่ละสูตรต้องใส่ข้อมูลอะไรลงไปเนี่ย “เราลองอ่านคู่มือการใช้งานหรือยัง?”
เพราะการอ่านคู่มือคือสิ่งที่จะตอบเราได้ไวที่สุดแล้วว่าต้องใส่ข้อมูลอะไรลงไป บางคนอาจจะคิดว่าการอ่านคู่มือนั้นเสียเวลานาน แต่อยากบอกว่าถ้าลองมองดี ๆ สิ่งที่นานคือเวลาที่เราใช้ในการทำแบบที่ไม่รู้มากกว่า หรือแย่ที่สุดก็คือเราเสียเวลาในการทำงานไปโดยที่ไม่ได้ใช้สูตรช่วยซึ่งถ้ารวม ๆ ดูแล้วน่าจะมากกว่าเวลาที่เราจะใช้เพื่ออ่านคู่มือเสียอีก
ดังนั้นมาเปลี่ยนเป็น เสียเวลาน้อย ๆ อ่านข้อมูลเยอะ ๆ เพื่อลดการทำงานเยอะ ๆ ให้เหลือน้อย ๆ กันดีกว่า แล้วพอเราเริ่มเข้าใจ ก็ไปลองฝึก ลองใช้งานกับข้อมูลหลาย ๆ แบบดู อาจจะจำลองขึ้นมาก็ได้ ทีนี้พอเราเริ่มคล่อง เราก็จะก้าวเข้าสู่คนประเภทที่ 3 แล้ว
และนี่ก็คือ 5 ข้อที่ทำให้คุณหรือทีมของคุณใช้ Excel ไม่เก่งหรือย่ำอยู่ที่เดิม ยังไงก็หวังว่าจะเป็นแนวทางให้กับใครหลายคนได้องพัฒนาสกิลในการใช้งาน Excel ของตัวเองให้ดีขึ้นได้นะครับ แต่ถ้าใครต้องการผู้ช่วย แน่นอนครับว่าติดต่อ Tech Ninja มาได้เลยที่ techninja.in.th หรือจะทักเข้ามาสอบถามที่หน้าเพจ Facebook ก็ได้เช่นกันน้า นิน~