1. ไม่ออกแบบข้อมูลที่จะจัดเก็บ

หลายคนที่ใช้ Excel อาจจะเคยชินกับการเข้ามาถึงแล้วก็บันทึกข้อมูลเลย คิดอะไรได้ตอนนั้นก็เขียนไปก่อน ไม่ได้ออกแบบว่าข้อมูลแต่ละตัวเราจะเก็บอะไร เพื่อนำไปใช้หาอะไร ทำให้ตอนสุดท้ายเวลาจะวิเคราะห์ข้อมูลสรุปต่าง ๆ เราต้องมานั่งคิดเยอะว่าจะค้นหาข้อมูลอันไหน? เอาว่าวิเคราะห์เชื่อมโยงกันยังไง? ซึ่งอาจทำให้สูตรที่ได้ออกมานั้นมีความซับซ้อน ใช้งานยากจนเกินไป หรือแย่ที่สุดก็คือไม่สามารถวิเคราะห์หาสิ่งที่ตรงตามความต้องการได้แบบ 100%

ยกตัวอย่างเช่น เมื่อนึกถึงการบันทึกรายรับ-รายจ่าย เราอาจจะคิดแบบไว ๆ ว่าสิ่งที่ต้องบันทึกคือ

• วันที่

• รายการ

• จำนวนเงิน

• หมายเหตุ

แค่นี้ก็เพียงพอแล้ว

แต่ถ้าเราอยากหาว่า “สรุปค่าใช้จ่ายแต่ละหมวดในเดือนนั้นเป็นเท่าไหร่ ?” เราจะหายังไง ?

ซึ่งก็อาจจะยังพอหาได้ จากการใส่สูตรไล่บวกที่ละรายการแยกไป หรือหาความเหมือนจากข้อความ เช่น ถ้ามีคำว่า “กิน” จะนับว่าอยู่หมวดค่าอาหาร อะไรทำนองนี้ใช่มั้ยครับ ?

แต่ถามว่า “มันยากไปมั้ย?” ทำไมเราไม่ทำแค่ “เพิ่มคอลัมน์หมวด” ขึ้นมา ง่ายกว่าตั้งเยอะ

ถึงแม้ว่าการเก็บข้อมูลเพิ่มจะทำให้ดูเยอะ แต่สิ่งที่ได้มาก็คือเราทำงานง่ายขึ้น วิเคราะห์ข้อมูลง่ายขึ้น ได้ผลลัพธ์ตรงตามที่ต้องการในตอนท้ายถูกต้องมั้ยครับ นี่จึงเป็นสาเหตุว่าทำไมเราถึงควรออกแบบการจัดเก็บข้อมูลนั่นเอง

โดยเทคนิคง่าย ๆ คือให้เราคิดก่อนว่า “ตอนสุดท้ายเราอยากรู้ข้อมูลอะไรบ้าง” แล้วก็ย้อนกลับมาคิดว่าถ้าอยากรู้ข้อมูลนั้น “เราจะต้องบันทึกอะไรบ้าง”

แต่อีกเรื่องที่อยากย้ำก็คือ ข้อมูลที่ผิดพลาด หรือ การบันทึกข้อมูลพลาด เราอาจจะคิดว่ามาจากการบันทึกไฟล์ หรือแปลงไฟล์ไปมา ซึ่งก็อาจจะเกิดขึ้นได้จริง แต่ส่วนใหญ่แล้วนั้นมาจากเราที่เป็นคนบันทึกข้อมูลเองทั้งนั้น เช่น การบันทึกข้อมูลที่ไม่มี Format อย่างวันที่ คนหนึ่งอาจจะเขียนเป็น 17/10/2024 อีกคนอาจจะเขียน 17 ต.ค. 2567 หรืออย่างการเว้นว่างข้อมูลไว้ก่อน ค่อยกลับมาบันทึก ซึ่งก็อาจทำให้ลืมหรือจำไม่ได้แล้วว่าจะต้องบันทึกเป็นค่าเท่าไหร่

ดังนั้นจึงอยากย้ำว่าอย่าลืมออกแบบข้อมูล จัดรูปแบบ จัด Format ของการบันทึกข้อมูลดี ๆ เพื่อให้เกิดข้อผิดพลาดจากการบันทึกข้อมูลที่น้อยที่สุด

2. กรอกข้อมูลแต่ไม่ยอมสร้างตาราง

ข้อนี้คิดว่าน่าจะยังเกิดขึ้นบ่อยในการใช้งาน Excel เพราะหลายคนมองว่าหน้าตามันก็ดูเป็นตารางอยู่แล้ว และการบันทึกแบบทั่ว ๆ ไปก็สามารถใช้งานได้ตามปกติ เลยไม่ได้คิดว่าจะต้องสร้างให้เป็นตาราง

ซึ่งเราอยากบอกตรงนี้เลยครับว่าสร้างเถอะ มันมีผลในการใช้งานเยอะเลย แล้วก็ไม่ได้ยากอะไรด้วยแค่ลากคลุมและกด Ctrl+T ก็ได้แล้ว แต่สิ่งที่จะได้กลับมานั้นมีเยอะมากไม่ว่าจะเป็น

• เราสามารถใช้งาน Filter ข้อมูลได้เลยทันทีหลังจากการสร้างตาราง

• ถ้าเราใช้เครื่องมือสร้างฟอร์มใน Excel เวลาเรากรอกข้อมูลใหม่เข้าไป ข้อมูลก็จะเพิ่มลงตารางในตำแหน่งล่างสุดให้เอง ไม่ต้องเลื่อนลงไปให้เสียเวลา

• พิมพ์สูตรที่เดียวได้ทั้งคอลัมน์ ไม่ต้องลาก ไม่ต้องดึง

• มีฟังก์ชัน Total, SUM, AVERAGE และอื่นๆ ให้ใช้งานพร้อมคำนวณให้เลย ไม่ต้องเขียนสูตรเอง

• เปลี่ยนข้อมูลในตาราง กราฟ หรือส่วนอื่น ๆ ที่เชื่อมกันก็อัปเดตให้อัตโนมัติ

• ดึงข้อมูลง่ายขึ้น เพราะระบุเป็นชื่อได้ ไม่ต้องจำเป็นช่วงเซลล์นี่ขนาดแค่ตัวอย่างนะ

เห็นมั้ยว่ามันช่วยลดการทำงานบางอย่างให้กับเราได้เยอะเลย แถมต่อให้เราบันทึกข้อมูลไปแล้วเราก็ยังมาทำให้เป็นตารางได้ เพราะฉะนั้นแล้วมาทำตารางกันเถอะนะครับ

3. ท่องจำแต่สูตร แต่ไม่เข้าใจว่าต้องใส่ข้อมูลอะไร

นี่คือ 1 ปัญหาหลักเลยที่ทำให้หลายคนถอดใจในการใช้ Excel ไปเพราะมองว่าสูตรมันซับซ้อน ใช้งานยาก ซึ่งจริง ๆ แล้วมันไม่ได้ยากอย่างที่คิด แค่ต้องรู้เทคนิคนิดหน่อย ทีนี้มาลองเริ่มกันแบบนี้

สมมติเราแบ่งกลุ่มผู้ใช้งานออกเป็น 3 ประเภท

1. คนที่ไม่รู้ว่าต้องใช้สูตรอะไร แล้วก็ต้องใส่ข้อมูลอะไรลงไป

2. คนที่รู้ว่าต้องใช้สูตรอะไร แต่ไม่รู้ว่าต้องใส่ข้อมูลอะไรลงไป

3. คนที่รู้ว่าต้องใช้สูตรอะไร และรู้ว่าต้องใส่ข้อมูลอะไรลงไป

ซึ่งไม่ว่าใครจะเป็นประเภทที่ 1 หรือ 2 เราจะมาทำให้ทุกคนก้าวสู่ประเภทที่ 3 กันด้วยหลักง่าย ๆ

เริ่มที่คนประเภทที่ 1 กันก่อน โดยใครที่อยู่กลุ่มนี้ อย่างแรกคือต้องเริ่มทำความเข้าใจตั้งแต่ต้นก่อน ว่ามองยังไงว่าเราต้องใช้สูตรไหน หลักการง่าย ๆ คือ คุณลองนึกหรือพูดมันออกมาว่าเราต้องการทำอะไร เช่น เราต้องการ “บวก/รวม” ค่าใช้จ่ายในคอลัมน์ A ทั้งหมด ทีนี้ลองนึกต่อว่า คำว่า “บวก/รวม” ในภาษาอังกฤษมีอะไรบ้าง ?

Mix, Plus, Addition, Summation ? แล้วเราลองไปดูว่าสูตรใน Excel มีอันไหนที่ใกล้เคียงบ้าง และใช่ครับเราก็จะเจอฟังก์ชัน SUM() ผ่านมาแน่ ๆ

ทีนี้ลองใหม่สมมติว่าเราอยากหา “ค่าเฉลี่ย” เราต้องนึกถึงคำว่า…ใช่แล้วครับ Average ซึ่งถ้าเราลองไปหาใน Excel ก็จะมีฟังก์ชัน AVERAGE() อยู่ด้วย เริ่มเห็นรึยังครับว่าจริง ๆ เราสามารถเริ่มต้นได้ง่าย ๆ จากการแปลภาษาไทยไปเป็นภาษาอังกฤษก่อนได้ แล้วก็ไปเทียบว่ามันมีชื่อฟังก์ชันไหนที่ตรงกันบ้าง แค่นี้เราก็จะพอเดาได้แล้วควรใช้สูตรอะไร

แต่จริง ๆ แล้วสำหรับการใช้งานเบื้องต้น Excel มีสูตรที่ใช้บ่อย ๆ อยู่จริง ๆ ไม่กี่สูตรหรอกครับเช่น

• SUM, SUMIF - หาผลรวม / หาผลรวมแบบมีเงื่อนไข

• AVERAGE - หาค่าเฉลี่ย

• MIN / MAX - หาค่าน้อยสุด มากสุด

• COUNT, COUNTA, COUNTBLANK, COUNTIF - สูตรการนับจำนวนในแบบต่าง ๆ

• IF, IFS - การกำหนดเงื่อนไข

• VLOOKUP, XLOOKUP - สูตรค้นหาข้อมูล/ช่วงข้อมูล

หรืออย่างบางงานอาจจะมีฟังก์ชันที่ต้องใช้เพิ่มเติมเช่น DATE, NETWORKDAYS อะไรแบบนี้ ซึ่งถ้าเราลองใช้หลักการก่อนหน้านี้อ่านดี ๆ ก็จะพอเดาออกว่ามันใชัทำอะไรถูกมั้ยครับ ?

ทีนี้พอเราเริ่มจะเดาทางออกละว่าต้องใช้สูตรอะไร หรือพอจะค้นหาได้แล้ว เราก็จะเข้าสู่คนประเภทที่ 2 ซึ่งในขั้นนี้สิ่งที่เราอยากให้ทุกคนทำเลยก็คือ ลองตั้งคำถามกับตัวเองก่อนว่าที่เราไม่รู้ว่าแต่ละสูตรต้องใส่ข้อมูลอะไรลงไปเนี่ย “เราลองอ่านคู่มือการใช้งานหรือยัง?

”เพราะการอ่านคู่มือคือสิ่งที่จะตอบเราได้ไวที่สุดแล้วว่าต้องใส่ข้อมูลอะไรลงไป บางคนอาจจะคิดว่าการอ่านคู่มือนั้นเสียเวลานาน แต่อยากบอกว่าถ้าลองมองดี ๆ สิ่งที่นานคือเวลาที่เราใช้ในการทำแบบที่ไม่รู้มากกว่า หรือแย่ที่สุดก็คือเราเสียเวลาในการทำงานไปโดยที่ไม่ได้ใช้สูตรช่วยซึ่งถ้ารวม ๆ ดูแล้วน่าจะมากกว่าเวลาที่เราจะใช้เพื่ออ่านคู่มือเสียอีก

ดังนั้นมาเปลี่ยนเป็น เสียเวลาน้อย ๆ อ่านข้อมูลเยอะ ๆ เพื่อลดการทำงานเยอะ ๆ ให้เหลือน้อย ๆ กันดีกว่า แล้วพอเราเริ่มเข้าใจ ก็ไปลองฝึก ลองใช้งานกับข้อมูลหลาย ๆ แบบดู อาจจะจำลองขึ้นมาก็ได้ ทีนี้พอเราเริ่มคล่อง เราก็จะก้าวเข้าสู่คนประเภทที่ 3 แล้ว

4. ใช้ Excel แบบเคยชิน ไม่ลงทุนเวลาเรียนรู้สูตรอื่น ๆ

แต่พอเราเริ่มเข้าสู่คนประเภทที่ 3 ปัญหาถัดมาที่หลายคนมักจะติดอยู่ก็คือ เราจะกลายเป็นคนที่ติดใช้แต่สูตรเดิม ๆ ไม่ออกนอกกรอบ ไม่ลองใช้สูตรใหม่ ๆ เพราะอาจจะรู้สึกว่าบางสูตรมันซับซ้อนเกิน

แต่อยากให้คิดว่า ยิ่งสูตรมันซับซ้อน แปลว่ามันจะช่วยลดการทำงานบางอย่างได้มาก เพราะบางสูตรจะช่วยลดขั้นตอนในการคำนวณให้เหลือแค่สั้น ๆ เช่น สมมติว่าเราจะหาค่ารากที่ 2 ของ 6 เราจะหายังไงถ้าไม่มีสูตร SQRT() ? แต่พอมีสูตรปุ๊บ เราไม่จำเป็นต้องจำเลยถูกมั้ยครับว่าหายังไง แต่รู้แค่ว่าใส่สูตร SQRT(6) เราก็ได้ผลลัพธ์ออกมาแล้ว เนี่ยแหละครับคอนเซปง่าย ๆ ของการสร้างสูตรขึ้นมาให้เราได้ใช้

ดังนั้นย้อนกลับไปก่อนหน้านี้ที่เราเคยบอกว่าการลองเสียเวลาอ่านคู่มือนั้นจะลดงานเราได้มาก ก็มาใช้กับข้อได้เหมือนกันเลย ถึงแม่ว่ามันจะซับซ้อน แต่ถ้าเราอ่านสักนิด ดูตัวอย่างสักหน่อย เราก็จะพอมองภาพการใช้งานออกแล้ว